現在の企業に勤めてもう3年。
ここまで社会が辛いとは。
ここまで毎日怒られるとは思わなかった。
原因は多数あるが、一番は書類のミス。
セルフチェックして問題ないと感じても、上司や先輩に必ず指摘されてしまう。
３年同じ仕事をしているのになんで出来ないのだろうか。
もしかして自分は発達障害か何かなのだろうか…。
もしそうだとしても、書類を書けなくてはどの会社に転職しても通じない…。
なんとかしないと。
でもどうすればいいんだろうか…。
そんなあなたへ。
書類のミス、嫌ですよね。
書類作成、僕も苦手です。
実は僕も最初働いていた東証1部上場の大企業で、たくさん書類作成の業務がありました。
お気持ちお察しします。
ですが苦手とは言っても、仕事ですからその問題に向き合わないといけませんよね。
そこでこの書類ミスに関して自論を述べさせていただきます。
Contents
書類ミスの種類について
いろいろあるかと思います。いくつか例を挙げてみます。
・納期やデータなどの記載間違い
・句読点や誤字脱字
・日本語の言い回しがわかりづらい
大きく分けてこの3つ程度かと思います。
ではこれらについて、なぜミスしてしまうのか。
一つずつ原因を考えてみましょう。
納期やデータなどの記載間違い
これって書類の肝ですよね。
むしろこれを相手に伝えたり、備忘録として残したいから書類を作っているようなもの…。
でも僕も良くミスしておりました。
良く考えると肝の部分をミスすることって、ありえないんですよ。
だって、それまでの仕事の中で何度もこの内容についてやりとりはしているでしょうし。
ではなぜミスするのか。
それまでの仕事の内容が理解出来ていないからだと考えます。
もしくは理解レベルが低いのかと。
人間って理解出来てないものに関してはしっかり頭に入らなかったり、応用が利かなかったりしますよね。
つまりこのミスというのは、書類のミスが原因でなくてそれ以前での業務習熟度の問題であると考えられます。
句読点や誤字脱字
よくあるミスですね。
時間がないと発生しやすいものかと思います。
また国語能力が低いことやセルフチェックが甘いこと、業務経験が乏しいことでその言葉に触れていないことなどが原因にあります。
日本語の言い回しがわかりづらい
国語能力が低いことが原因で発生することが多いです。
これついてはあまり業務経験は関係なく、読書など活字に触れる機会が少ないと起りやすいミスかと思います。
ではこれら3つから少しまとめます。
書類ミスに関しては業務習熟度や国語能力など、あなたの能力に関することが原因と考えられます。
ショック受けましたでしょうか？
少し待ってください。
会社において書類というものは奥が深いものなのです。
何を言っているのかというと
書類にミスがあるからと言って、それがミスと認定されるわけではないのです。
意味がわからないかと思いますので例を出します。
あるサッカーの試合。
DFがFWの背中を思いきり押したとします。
普通はファールです。ルール上は。
ですが実際は違いますよね？
背中を押したところを審判が発見して、これはファールだと認識したうえで笛を吹いたらファールなのです。
では会社の場面に話を戻します。
書類ミスしたところを上司が発見して、これはミスだと認識したうえであなたに指摘したら書類ミスとなるのです。
ではこの考え方に関して改めて自論を述べさせていただきます。
書類ミスはなくなりません だって人間だもの
僕は書類ミスをなくすためにとった行動として、「他人の書類を観察する」ということをしました。
他にもすることはあったと思いますが、第一ステップとして行いました。
結果としてわかったことは
「ほとんどの書類、ミスだらけやんけ！！」でした。
そう。
上司も先輩もミスだらけなんです。
みんな本当は、よくわかんないで仕事してたり、国語能力が低かったりするんですよ。
会社なんて、社畜なんてそんなものなんですよ。
優秀でちゃんとしてる人なんてほんとごく一部いるかいないか、って感じです。
文字がみきれていたり、誤字脱字は多いわ、見づらいわ…。
こんなんでよく若手の書類にケチつけられるなと…。
みんな書類ミスをしていること、それは事実として知ることが出来ました。
でもどう考えてもそんな雰囲気はない。
書類ミスを指摘されない、そんなテクニック的なものがあるのではないか…。
そう考え始めました。
その後そんな視点で周囲を観察した結果、わかったことを説明していきます。
上司からの指摘はミスの有無とは関係ない
かなり研究しましたので間違いありません。
いやいや仕事しろよ、と突っ込まれそうですが…。
はっきり言って上司は書類の審査なんてまともにしてません。
担当でもないのに見てもわからないでしょうし。面倒ですし。
ぱっと見ておかしくなければOKしちゃいます。
では上司の指摘はどのような時行われるのか。
説明していきます。
普段の自分への評価と上司の気分次第
書類のクオリティよりもあなたの業務や能力などをみています。
あなたが信用出来ないようなら、よく確認し諮問してあなたがしっかり理解出来ているか試してくるのです。
諮問してOKなら(理解出来ていることが確認出来れば)後程書類ミスが見つかっても担当でフォロー出来ますからね。
でもこれで万が一上司から信用されていないともなると、とても大変です。
人の表現方法によって変わるようなところでも、バンバン指摘するときもあります。
そんなの対策の打ち用がないので、ほぼ毎回1発で書類が絶対提出出来ない、状態になってしまいます。
そうとうな時間ロスですし、手間が通常の何倍もかかります。
でもそれ、かなり辛いですよね。
担当している仕事なんてそれ一つではないでしょうし。他に持っている仕事もあるでしょう。
ちなみにこれらから、大抵の人は書類をしっかり書くことが出来る程は仕事をわかってない。
だけど、上司をごまかす程度は理解していたり能力があるっていうことになります。
要領いい方はいいですね。
それか、ある程度の年齢だから上司がほっといているか…。と
では以上からこの「書類ミス」という問題に関しての原因がわかりました。
これについて解決するための対策方法に関して考えていきましょう。
対策は基本的にはありません
ないです。
ミスのない完璧な書類をつくりたいとしても、どんな対策でも人間ですのでミスは出ます。
自分の評価をよくしたいと言っても、上司との相性もありますし、そもそもが現状悪い状態なんです。
それをよくするとしたらそうとうな労力と時間がかかると思います。
その部署で頑張りたいのでしたら、長期的視点でキャリアを積み上げましょう。
まあ、スムーズに仕事を進めることは出来ないと思いますが、耐えてください。
辛いでしょうが。
どうしても辛いなら退職を勧めます
もう3年勤めているのでしたら、一度他の会社をみてみるのもありかと思います。
こういうことを言うと、「そんなことで辞めていたらどこでも通用しないぞ」と言ってくる方もいるかと思います。
ですがそういう人ほど終身雇用信者だったりします。
違うとしてもせいぜい2~3社程度の転職回数でしょう。
無視でOKです。
書類作成しない職業に就こう
退職したら次の仕事を探すことになるかと思います。
つまり転職ということになります。
ただ転職して環境を変えるだけ、というのももったいないですので、書類作成のない職業を探しましょう。
僕のおすすめは設備の点検関係のお仕事です。
実際僕も最初に勤めていた企業の生産技術部で経験しました。
そして現在の企業では点検関係が主な業務となっています。
この仕事、予め作成された書類に〇×をつけるだけです。
これだけなら、ほぼミスは発生しないでしょう。
発生しなければもちろん上司も指摘しようがありませんね。
これはあくまで一例です。
この仕事以外にもきっと世の中、書類を作成しなくても済む企業、あるはずです。
ぜひあなたに合った企業を探してみてください。
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